«Пересменка» и никакого флуда

Из-за пандемии коронавируса офисные сотрудники по всему миру начали работу из дома — на дистанционное управление перешли агентства, редакции и другие компании Екатеринбурга. Когда нас предупредили еще о закрытии офисной части Ельцин Центра, руководство центра удивилось, что еще за несколько дней до этого команда Brandiziac перешла в режим удаленной работы. Рассказываем, как нам удалось быстро перейти на удаленную работу и что нужно сделать, чтобы продуктивно работать из дома.

Почему нам удалось быстро переехать из офиса

Нам повезло — мы были готовы к этому переезду. Я часто езжу в командировки и разные страны. Уже несколько лет назад стало ясно, что мне неудобно управлять бизнесом издалека. Поэтому моя команда начала думать, как упростить систему. Все началось с «Мегаплана» (корпоративная CRM-система для планирования — прим.ред.), в который мы попытались перевести всю работу: финансовое и проектное управление, работу над задачами и другие рабочие вопросы. Год сотрудники привыкали к платформе и сторонились ее, но сейчас уже не представляют работу без этого инструмента. Наше главное правило: никакого флуда — для этого есть чаты в мессенджерах.

Когда я уезжал, это позволяло контролировать сроки и держать все в одном месте: рабочие файлы, эскизы, копирайт и презентации. Здесь же можно было быстро понять, в какой стадии работа с клиентами. Но этого все равно недостаточно — в какой-то момент понимаешь, нельзя всецело доверять информацию стороннему сервису. Поэтому приняли решение создать инструмент с защитой информации — сервера с необходимым уровнем доступа: бухгалтерия видит одно, менеджеры — другое, а я — полную картину, где бы не находился.

Несколько лет мы выстраивали систему удаленной работы. Делали все, чтобы все работало как часы. И в тот момент, когда остро обозначилась ситуация с пандемией, не возникло сомнений — пора выходить за пределы офиса, как это сделали другие агентства. Среди моих сотрудников немало родителей школьников. И как только стало понятно, что минобр (Министерство образования — прим.ред.) переводит школы на дистанционное обучение, я объявил о переходе офиса на домашний режим.

Некоторые наши соседи оказались не готовы к такому повороту. Их бизнес настолько привязан к офлайн — вся документация и разработки на локальных серверах. А перспектива скорого закрытия офиса привела их в состояние паники. Нам потребовалось 2 дня, чтобы организовать рабочие места на дому. Дизайнерам и архитекторам перевезли домой мощные компьютеры и даже принтеры отдали, чтобы была возможность напечатать оригинал-макеты или проектную документацию.

Что нужно, чтобы наладить эффективную работу из дома

Тот, кто умеет работать дома, понимает, что лежать в пижаме с планшетом или сидеть вразвалочку с ноутбуком — это нерабочее состояние. Для начала нужно принять душ, привести себя в порядок и одеться по-рабочему — все, что мы обычно делаем перед выходом из дома. Это важный ритуал, который разграничивает личное и рабочее время. Еще нужно ставить себе задачи и планировать время — полежать до 11 в рабочий день уже не получится, даже если соблазн будет велик.

Домашнее пространство необходимо разделить на личное и рабочее. Конечно, у каждого свои способы. Например, мое рабочее пространство больше про кино и музыку — домашняя студия, которую я использую вместо кабинета. Теперь, даже если захочу смонтировать видео, беру компьютер и несу его в другую комнату, чтобы не проводить здесь все свое время.

И вот что интересно. Когда загоняешь себя в эти рамки, то вдруг неожиданно понимаешь — начал работать продуктивнее. Но есть еще один момент, который требует внимания — баланс между работой и отдыхом — нужно находить время для личных дел и семьи. Например, руководитель проектов агентства работала дома без обеда и, естественно, переутомилась. Это неправильно, потому пришлось объяснить, что от тотального трудоголизма пользы не будет.

Вечером, не позднее семи часов, нужно выйти из-за стола и сказать: «Все, рабочий день окончен!». Переодеться в домашнее и больше не подходить к компьютеру по рабочим вопросам. Мне тут сотрудники говорили: «Да я же дома, можете звонить мне и в 21:00». Но нерабочее время — это личное пространство, когда человек имеет право отдохнуть, переключиться на новый процесс. Я даже никогда не звоню сотрудникам, когда они в отпуске, — это время, которое посвящено себе, возможность отключить мозг от работы.

Как не сойти с ума в изоляции

Сейчас в сети есть мемы про то, как люди «сходят с ума» в режиме самоизоляции — ловят машины ртом или катаются по квартире с котами. Когда мы работаем в офисе в обычном режиме, у нас есть возможность о чем-то поболтать с коллегами, но в удаленном режиме необходимо восполнять потребность в общении.

Как только мы разъехались по домам, то сразу же создали рабочие видеочаты. Это тот визуальный контакт, которого всем не хватает. Мы постоянно на связи — включаем презентации, видим рабочие столы и обсуждаем проекты. Это создает атмосферу совместной работы, единого пространства. Если этого не будет, мы начнем деградировать и как люди, и как специалисты.

Еще мы завели такую практику — каждое утро мы выделяем 10 минут для общения, просто поболтать, обменяться новостями, поздравить с днем рождения. Это хороший инструмент для сохранения живого контакта. Конечно, первые попытки были неудачными, но мы продолжаем.

Вообще мы работаем вместе, потому что нам нравится общаться друг с другом и не всех принимаем в команду. Бывает так, если человек чужой, он сам постепенно откалывается. А те, кто остаются, им хочется что-то обсуждать и делиться мыслями и идеями. У нас существуют неформальные тусовки, и, например, процедура кофепития по утрам сохраняется даже удаленно.

Планируя день, мы обсуждаем все проекты. Поднимаем вопрос и все начинают его обсуждать. При этом, коллеги, которые даже не в теме, получили возможность знать обо всем, что происходит в компании. Когда мы были в офисе, таких собраний было меньше — работали в планировщике, иногда выходили из одного отдела в другой. А сейчас у людей есть возможность посидеть, послушать — быть в одном информационном пространстве.

На общих встречах действует правило — не говорить о болезни и пандемии. Конечно, если кто-то плохо себя чувствует — говорить об этом нужно. Но зачем тратить время на обсуждение слухов и домыслов из сети. Если сидеть и «умирать», ужасаясь, как всё плохо, мы быстро окажемся в психушке. Важно сохранить работоспособность команды в новых условиях, поэтому мы стараемся продолжить работу без ненужных стрессов.

Мне кажется, сейчас выживут только те команды, которые смогут сохранить себя, адаптироваться к новым условиям, найти новые ниши. То, как развивается сейчас ситуация — мой личный вызов, как для человека, который создавал этот бизнес. Если команда выживет и пройдет этот этап с энтузиазмом, значит, я не самый плохой бизнесмен — смог найти людей, которые готовы расти в изменяющихся обстоятельствах.

Насколько долго это продлится — мы не знаем, но мы точно не завтра вернемся в офис.

Почему «домашний» образ жизни — еще более сидячий, чем «офисный»

Находясь дома, нужно чаще двигаться, делать зарядку или другие упражнения. Даже в офисном процессе, кажется, что мы сидим на месте, но это не совсем так — утром мы идем на работу, в течение дня ходим между кабинетами, выходим на обед или встречи. Дома же за работой можно провести в одной позе почти весь день.

У меня есть один прием, который помогает переключиться между задачами или встречами даже в плотном графике, я называю его «пересменкой». Чтобы на пару минут отвлечься от рабочего процесса и вернуться обратно с новыми силами, я могу, например, сыграть на гитаре, что-то спеть или просто пройтись.

Сложность, которую я остро почувствовал на удаленке — минимум личных встреч. Мне нравится общаться с клиентами, когда видишь и чувствуешь клиента и можешь сразу же реагировать. В режиме хоум-офиса встречи уходят в онлайн. Но тут я понял, что мы и раньше проводили много презентаций дистанционно. С другой стороны, сейчас и клиенты с пониманием относятся к тому, что мы не можем просто так взять и вырваться.

Да, мы умеем работать в таком формате с дизайном и креативом. Но когда мы проектируем пространство, сидеть дома получится не всегда. Мы какой-то период времени можем делать это по чертежам, но в какой-то момент все-таки придется выйти из дома и поехать на площадку. И ладно, если это Екатеринбург, но у нас есть проекты в Москве. И это пока видится одной из проблем удаленной работы.

Как работать с новым временем

Во этой ситуации самое сложное — психологическая подоплека. Все остальное уже позволяют делать технологии из дома. Надо пережить этот момент и научиться работать в новых условиях. Не плакать о прошлом, а привыкать к новой реальности. Для нас это серьезный опыт, в чем-то даже позитивный.

Эти несколько месяцев на карантине дадут нам новое ощущение пространства. Мы научимся развивать команду по-новому и даже сэкономим на аренде. Возможно, когда все закончится, в офисе останется только костяк команды — арт-директора, суперменеджеры, а остальным — кому комфортно работать из дома, мы позволим остаться на удаленке.

У нас появилось время на нереализованные мечты — время, которое раньше тратили на переезд в офис и домой. У меня есть план — я соберу все семейные видеоархивы, все свои истории, и сделаю короткие фильмы, закончу запись музыкального трека. Это время нужно провести с пользой — прокачать знания, выучить язык или прочитать все книги Пулитцеровской премии. Цель станет драйвером и не даст скиснуть от работы дома.

Публикации рубрики «Мнение» выражают личную точку зрения их авторов.